Intro
Auch 2024 begleitet ein Beirat die Umsetzung der Digitalstrategie Deutschland. Zusammen mit dem DigitalService entstand ein neues Arbeitskonzept. Der Fokus: eine verstärkte Zusammenarbeit und Vernetzung der Leuchtturmprojekte.
Das Arbeitsprogramm 2024 ist abgeschlossen: Was sind die Learnings?
Ein Jahr intensive Zusammenarbeit kommt zu einem Ende. Das Ergebnis: ausgereifte Leuchtturmprojekte, ein optimiertes Begleitkonzept und ein Abschlussbericht mit konkreten Lösungsansätzen zur verbesserten Umsetzung der Digitalstrategie.
Der Bericht bündelt wichtige Erkenntnisse für die künftige Ausgestaltung einer Digitalpolitik. Dabei werden konkrete Lösungsansätze für drei wesentliche Bereiche aufgezeigt: für eine nächste Digitalstrategie, für die Umsetzungsbegleitung der Digitalstrategie sowie für die Umsetzung zukünftiger Digitalprojekte.
Was sind die Forderungen für eine nächste Digitalstrategie?
Da Digitalisierung für die Umsetzung aller politischen Ziele und Maßnahmen grundlegend ist, muss eine Digitalisierungsstrategie auch von der gesamten Bundesregierung konsequent und mit höchster Priorität umgesetzt werden. Voraussetzung dafür ist ein klares übergeordnetes Ziel, aus dem sich messbare Maßnahmen ableiten; eine zentrale und ressortübergreifende Steuerung sowie die frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder und externer Experten.
Das Arbeitsprogramm 2024 im Rückblick
Im Laufe der zwei Jahre Beiratsarbeit veränderte sich auf Initiative des Beirats die Umsetzungsbegleitung: von einem ursprünglich reinen Monitoring hin zu einer ressortübergreifenden und konstruktiven Vernetzungsarbeit in enger Zusammenarbeit mit dem DigitalService, ergänzt durch die Expertise der Agora Digitale Transformation. Die Verantwortlichen der 19 Leuchtturmprojekte begrüßten und befürworteten das neue projektübergreifende Vorgehen, schätzten den Best-Practice-Austausch sowie die positive Fehlerkultur und lobten den offenen Erfahrungsaustausch im geschützten Rahmen. Auch die verschiedenen Akteure äußerten sich zufrieden mit dem Verlauf der Umsetzungsbegleitung. Auf die Frage des BMDV: „Was war der Mehrwert des Arbeitsprogramms 2024 aus ihrer Sicht?“ antworten sie:
Die ehrlichen und offenen Einblicke in das Innenleben der Digitalprojekte haben es dem Beirat ermöglicht, die Digitalisierung Deutschlands kritisch zu begleiten und wertvolle Impulse für die Zukunft zu setzen. Diese Zusammenarbeit zeigt, wie wichtig Transparenz und Dialog für präzise und effektive Lösungen sind.
Ann Cathrin Riedel für den Beirat Digitalstrategie
Mit dem Arbeitsprogramm haben wir gemeinsam neue Maßstäbe für übergreifende Zusammenarbeit gesetzt. Diese ist Voraussetzung für einen digitalen Staat aus eigener Kraft. Uns ist es gelungen einen Vertrauensraum zu etablieren, der interne und externe Perspektiven konstruktiv zusammenbringt, um Digitalisierung nutzerzentriert voranzutreiben.
Benjamin Jadkowski für den DigitalService
Welchen gesellschaftlichen Mehrwert haben die Digitalisierungsprojekte der Bundesregierung? Was erreichen sie für die Bevölkerung? Diese Fragen nach der Wirkung ihrer Arbeit sind dank unserer Workshops und Austauschformate weiter ins Bewusstsein der Verantwortlichen gerückt. Und das nicht nur im Cluster Wirkungsorientierung.
Benedikt Göller für die Agora Digitale Transformation
Einordnung und Danksagung aus dem BMDV
Der Staatssekretär Stefan Schnorr sagt zum Abschlussbericht:
Ich danke dem Beirat und dem DigitalService für ihre Arbeit und das konstruktive Feedback. Diese externe Begleitung war uns wichtig, denn wir nur so können wir unsere Strategie und ihre Umsetzung kontinuierlich verbessern. Die Digitalstrategie hat entscheidend dazu beigetragen, dass unser Land spürbar digitaler wurde. Die Netzabdeckung mit dem neuesten Mobilfunkstandard 5G hat sich auf über 93 Prozent fast verdoppelt. Mit E-Rezept und elektronischer Patientenakte haben wir die Digitalisierung im Gesundheitsbereich vorangebracht. 90 Prozent der Bundesleistungen sind digital verfügbar. Und das digitale Deutschlandticket hat eine dringend notwendige Modernisierung im ÖPNV angestoßen. Dennoch sind wir uns bewusst, dass es Raum für Optimierung gibt, gerade bei der Verwaltungsdigitalisierung, bei der Ländern und Kommunen eine Schlüsselrolle zu-kommt. Der Input des Beirats hilft uns, gezielt an diesen Bereichen zu arbeiten, in denen wir unsere Durchschlagskraft erhöhen müssen. Wir nehmen die Empfehlungen ernst und werden diese in unsere zukünftigen Planungen einfließen lassen. Die Arbeit des Beirats hilft uns, Hürden bei der Digitalisierung unseres Landes zu identifizieren und aus dem Weg zu räumen.
Netzwerktreffen im Oktober: Was gibt es Neues?
Die
Der Tag in den Räumen des BMDV war geprägt von Interaktion und lebendigen Gesprächen. Mehrere der 19 Leuchtturmprojekte präsentierten ihre Best Practices: das Building Information Modeling (BIM)-Portal des Bundes, GovStack, umwelt.info, Auslandsportal, Zivilgerichtliches Online-Verfahren und Digitale Familienassistenten: Elterngeldrechner. Dabei ging es um Herangehensweisen in Bereichen wie Vergabe, nutzerzentrierter Entwicklung von Produkten oder ebenenübergreifender Zusammenarbeit.
Externer Input bereicherte den Austausch über die Best Practices der Gruppen. Das Team des Netzwerktreffens hatte hierfür einen Marktplatz der Möglichkeiten organisiert – einen offenen Raum für das Teilen von Fachwissen. Organisationen wie das Beratungszentrum des Bundes, das NExT-Netzwerk, die Bundesagentur für Sprunginnovationen (SPRIND) und das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) hatten je einen Marktstand für die Teilnehmenden aufgebaut. Das waren die Themen:
Projektmanagement – Beratungszentrum des Bundes
Um Digitalvorhaben effizient und wirkungsvoll umzusetzen, bedarf es aktueller Projektmanagementkompetenzen. Zu diesem Thema gab das Beratungszentrum des Bundes Einblicke. Das Beratungszentrum gehört organisatorisch zum Bundesverwaltungsamt (BVA) und damit in den Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI). Es kann mit einem eigenen Kompetenzzentrum für (Groß-)Projektmanagement, Projektmanagement-Leitfäden (wie den PMflex-Standard) und demnächst auch mit Leistungen zur Projektplanung ein großes, verwaltungseigenes Angebot zur Unterstützung von Vorhaben anbieten. Vertreterinnen und Vertreter des Beratungszentrums sowie des BMI präsentierten vor Ort im BMDV die Möglichkeiten. Albert V. Schlüter und Schahab Aminikia vom Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement sagten:
Wenn Hindernisse bei der Umsetzung von Strategien auftauchen, helfen wir, Projekte fit zu machen. Wir sind froh unsere Beratungsprodukte zu präsentieren wie zum Beispiel Projektsteuerung, Projektorganisation, Bereitstellung von Vorlagen für die Beschleunigung der Digitalisierung.
Marcus Kirchner vom BMI ergänzte:
PMflex sichert Transparenz und Effizienz, da es einen umfassenden Leitfaden vom Projekt- bis zum Portfoliomanagement bietet. Ich freue mich darauf ein Werkzeug vorzustellen, was Strategien bei der erfolgreichen Umsetzung unterstützt.
Community Building – NExT-Netzwerk
Nicht erst die Netzwerktreffen machten deutlich: Es braucht ressortübergreifenden Austausch in der Verwaltung, um Vorhaben und Herausforderungen besser anzugehen. Dieser Bedarf geht über einzelne Projekte hinaus. Das gemeinnützige NExT-Netzwerk hat es sich deswegen zur Aufgabe gemacht, Beschäftigte im öffentlichen Dienst zu vernetzen und so gemeinsam die digitale Transformation der Verwaltung voranzutreiben. Ann Cathrin Riedel von NExT sagte:
Voneinander und miteinander lernen ist bei der Umsetzung von Digitalprojekten enorm wichtig. Überall in der deutschen Verwaltung gibt es schlaue Leute, die einem mit Ideen, Best Practices oder als Sparringspartner zur Seite stehen können. Es lohnt sich, auch mal in die Kommunen zu schauen! Das alles ist bei uns in Communities of Practice zu Transformations- und Digitalisierungsthemen möglich.
Innovative Vergabe – Bundesagentur für Sprunginnovationen (SPRIND)
Die SPRIND versteht sich als Reallabor und Förderin für Innovationen – und kennt sich aus mit Prozessen und dem Ökosystem für innovative Beschaffung. Ein Team der Agentur stand deswegen in einem regen Austausch Rede und Antwort. Sami Yacob von der SPRIND meinte:
Die innovative Beschaffung bietet mit ihren unterschiedlichen Methoden und Instrumenten einen großen Hebel für ein digitales Deutschland – im Großen und im Kleinen. Beim Netzwerktreffen lernen wir von- und miteinander. Ich freue mich auf Inspiration und Impulse!
Open Source – Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS)
Open-Source-Programmierung spielt eine große Rolle für die kosteneffiziente Entwicklung und Nachnutzbarkeit öffentlicher digitaler Anwendungen sowie für die Unabhängigkeit der öffentlichen IT von privaten Dienstleistenden. Was bedeutet ein offener Quellcode in verschiedenen Kontexten? Was muss in diesem Bezug in den Projektphasen beachtet werden? Darum ging es im Gespräch mit dem Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS). Pamela Krosta-Hartl vom ZenDis sagte:
Für einen lernenden, digitalen Staat müssen wir Silos aufbrechen und schneller werden. Die Plattform Open CoDE macht all das innerhalb der bestehenden Strukturen möglich: die ressort- und ebenenübergreifende Zusammenarbeit an Konzepten und Open-Source-Projekten, das Teilen und Nachnutzen.
Digitaltaugliche Gesetzgebung mit dem Digitalcheck – DigitalService des Bundes
Eine digitaltaugliche Gesetzgebung ist die Grundlage für Regelungen, die möglichst einfach in digitale Anwendungen umgesetzt werden können. Um das sicherzustellen, gibt es den Digitalcheck, der Legistinnen und Legisten in den Ministerien ein breites Unterstützungsangebot bietet: von der Support-Hotline bis zur Hilfe bei der Erarbeitung durch ein interdisziplinäres Team. Der Digitalcheck ist in der Federführung des BMI und wird vom DigitalService des Bundes umgesetzt. Benedikt Liebig und Lucas Solcher vom Digitalcheck (DigitalService) erläuterten:
Die Voraussetzung für einen digitalen Staat sind digitaltaugliche Gesetze. Mit dem Digitalcheck unterstützen und begleiten wir alle Ministerien mithilfe von Prinzipien, Methoden und Beratung, die Digitalisierung in die Wirklogik ihrer Regelungsvorhaben zu integrieren.
Durch die verschiedenen Formate konnten die Projekte Wissen erwerben und Inspiration gewinnen, wie sie mithilfe neuer und bekannter Herangehensweisen die Ziele der Digitalstrategie noch besser erreichen können.
Wie sah das Arbeitsprogramm für 2024 aus?
Was ist 2024 das Ziel?
Zentrales Ziel für 2024: Die Leuchtturmprojekt-Verantwortlichen in den zuständigen Bundesministerien und -behörden sollen sich noch intensiver zu gemeinsamen Themen und übergreifenden Herausforderungen austauschen. Dabei sollen sie voneinander lernen und Ideen für die optimale Umsetzung ihrer Vorhaben gewinnen. Die gesammelten Erkenntnisse werden Ende 2024 in „Lessons Learned“ für Öffentlichkeit und Politik zusammengefasst, damit sie bei der künftigen Ausgestaltung der Digitalpolitik berücksichtigt werden können.
Cluster und Netzwerktreffen: Wie war die Arbeit strukturiert?
Die 19 Leuchtturmprojekte der Digitalstrategie wurden fünf Clustern mit den folgenden Themen zugeordnet:
Nutzerzentrierung digitaler Angebote & Services
Umsetzungsformen & Verstetigung von befristeten Projekten
Projekte mit Datenfokus / Datenräume
Ebenen- & ressortübergreifende Zusammenarbeit
Wirkungsorientierung
Die Cluster sind Arbeitsgruppen, die Vertrauensräume bilden. In ihnen kommen die Projektverantwortlichen untereinander ins Gespräch sowie mit Expertinnen und Experten aus dem Beirat, dem DigitalService und der Agora Digitale Transformation. Die Lernreise eines jeden Clusters besteht aus zwei Cluster-Treffen, bei denen die Beteiligten Wissen und Erfahrungen zu dem jeweiligen Cluster-Thema teilen und voneinander lernen.
Das erste Cluster-Treffen war der Auftakt der gemeinsamen Lernreise und diente dazu, konkrete Themen zu finden, die im zweiten Cluster-Treffen, dem sogenannten Deep Dive, vertieft behandelt werden. Zusätzlich fanden zwei Netzwerktreffen statt, die den Erfahrungsaustausch und das Teilen von Best Practices über die Grenzen der Cluster hinweg ermöglichen sollten.
Was waren die wichtigsten Schritte?
Zwei der fünf Cluster starteten im März 2024: Nutzerzentrierung digitaler Angebote & Services sowie Umsetzungsformen & Verstetigung von befristeten Projekten. Die weiteren Cluster folgten im Juni. Am 04.07.2024 und am 01.10.2024 fanden die Netzwerktreffen statt.
Darüber hinaus gibt es regelmäßige Arbeitssitzungen vom Beirat Digitalstrategie mit dem DigitalService, der Agora Digitale Transformation und dem BMDV, um die Fortschritte und Optimierungsbedarfe des neuen Arbeitsprogramms zu diskutieren. Nach dem Auftakttreffen am 02.02.2024 finden bis Ende 2024 noch vier gemeinsame Arbeitssitzungen statt, zwei im ersten halben Jahr und zwei im zweiten.
Wie lief die Arbeit in den Clustern im Detail?
Zwei der Cluster lernten sich im März und die anderen drei im Juni in Workshops persönlich kennen und schufen sich einen vertraulichen Gesprächsraum. Die Leuchtturm-Projektverantwortlichen stellten ihre Projekt-Steckbriefe vor und legten den Grundstein für einen vertieften inhaltlichen Austausch. Fast alle Beteiligten bewerteten die Treffen als Vertrauensraum, in dem sie sich offen und konstruktiv mitteilen können. Auf dieser Basis haben die Leuchtturmprojekt-Verantwortlichen und die Expertinnen und Experten aus dem Beirat und dem DigitalService thematische Fragestellungen besprochen und daraus konkrete Themen für das zweite Cluster-Treffen, den Deep Dive, gemeinschaftlich festgelegt.
In den darauffolgenden koordinierenden Arbeitssitzungen von Beirat, BMDV, Agora Digitale Transformation und DigitalService waren die Erfahrungen und ersten Erkenntnisse aus den ersten Cluster-Treffen ein zentrales Thema. Die Teilnehmenden der Sitzung nahmen die Methodik unter die Lupe und sprachen über organisatorische Anpassungen, inhaltliche Tipps und Impulse für den weiteren Austausch in den Clustern. Sie bewerteten sehr positiv, dass die Mehrheit der Beteiligten der Cluster diese als Vertrauensräume empfunden hat. Zum Programm der zweiten Cluster-Treffen wurde darüber hinaus noch diskutiert, etwa zur Frage: Welche Rechtsformen und Arten der Finanzierung kämen in Frage für die Verstetigung von befristeten Projekten?